Formato personalizado no Excel: 22 códigos prontos para copiar

O Excel guarda o número de um jeito e mostra de outro. É isso que permite ver R$ 1.250,00, 00123 ou 1,2 mi numa célula que, por dentro, continua sendo um número que entra em somas e gráficos. O nome desse recurso é formato personalizado.

Neste artigo você vai entender como o código de formato funciona e copiar mais de 20 formatos prontos: zeros à esquerda, moeda com negativo em vermelho, valores em mil e milhões, unidades como kg, setas de alta e queda, datas por extenso e horas acima de 24.

Resposta rápida: onde fica o formato personalizado

1. Selecione as células.
2. Pressione Ctrl + 1 (ou clique com o botão direito e escolha Formatar Células).
3. Na aba Número, clique em Personalizado.
4. No campo Tipo, apague o que estiver lá, digite o código e clique em OK.

Exemplo: para que 123 apareça como 00123, use o código:

00000

O valor da célula continua sendo 123. Só a aparência muda.

Como o código de formato funciona

Um código pode ter até quatro partes, separadas por ponto e vírgula. Cada parte vale para um tipo de valor:

positivo ; negativo ; zero ; texto

Se você usar só uma parte, ela vale para todos os números. Com duas, a primeira vale para positivos e zero, e a segunda para negativos.

Os símbolos mais usados:

Tabela com 22 códigos prontos para copiar

Todos os códigos abaixo estão no padrão do Excel em português do Brasil (vírgula para decimais e ponto para milhar).

Nos próximos tópicos, cada grupo de códigos é explicado com um exemplo de uso.

Como criar um formato personalizado passo a passo

Vamos usar uma lista de códigos de produto que precisam ter sempre 6 dígitos (por exemplo, 000452).

1. Digite os códigos normalmente na coluna A: 452, 1203, 87.
2. Selecione a coluna A e pressione Ctrl + 1.
3. Em Número, escolha Personalizado.
4. No campo Tipo, digite 000000.
5. Confira a prévia em Exemplo, logo acima do campo, e clique em OK.

Resultado: 000452, 001203 e 000087. Como o valor continua numérico, você pode usar esses códigos em PROCX e em somas sem nenhuma conversão.

O código criado fica salvo no fim da lista de formatos personalizados daquela pasta de trabalho. Para usar em outra planilha, basta digitar o código de novo.

Zeros à esquerda: matrícula, código e CEP

Quando você digita 00123, o Excel apaga os zeros porque entende que é o número 123. O formato personalizado mostra os zeros sem transformar o número em texto.

• Código com tamanho fixo: use um zero para cada dígito. 00000 para 5 dígitos, 000000 para 6.
• CEP: 00000-000. O hífen não precisa de aspas.

Para CPF, CNPJ e telefone, que têm pontos, barra e parênteses, veja os códigos prontos em como formatar CPF e CNPJ no Excel e em como formatar telefone no Excel.

Atenção: números com mais de 15 dígitos, como cartões e códigos de barras, perdem os últimos dígitos no Excel, porque ele só guarda 15 dígitos de precisão. Nesses casos, formate a coluna como Texto antes de digitar ou colar os dados.

Moeda com negativo em vermelho

O formato Moeda pronto do Excel já faz parte disso, mas o código personalizado deixa você controlar cada detalhe:

"R$ "#.##0,00;[Vermelho]-"R$ "#.##0,00

A primeira parte vale para positivos e zero, e a segunda para negativos, que ficam em vermelho com o sinal de menos. Para mostrar os negativos entre parênteses, como em relatórios contábeis:

"R$ "#.##0,00;[Vermelho]("R$ "#.##0,00)

Valores em mil e em milhões

Em painéis e relatórios, números grandes ficam mais fáceis de ler resumidos. Cada ponto no fim do código divide o valor por mil, só na exibição:

A soma da coluna continua usando o valor completo. Se você somar 12.200.000 com 800.000, o total exibido com o mesmo código será 13,0 mi.

Unidades junto do número (kg, un, m², h)

Digitar “25 kg” na célula transforma o valor em texto e ele para de somar. O certo é digitar só 25 e colocar a unidade no formato:

• 0" kg" → 25 kg
• #.##0" un" → 1.530 un
• #.##0,00" m²" → 48,50 m²
• 0" dias" → 15 dias

Assim você soma, calcula média e faz gráficos normalmente, e a unidade aparece em todas as células.

Porcentagem com sinal e setas de alta e queda

Para comparar meses ou metas, mostre o sinal de mais nos aumentos:

+0,0%;-0,0%;0,0%

Para um visual de painel, com seta verde para cima e seta vermelha para baixo:

[Cor10]▲ 0,0%;[Vermelho]▼ 0,0%;0,0%

Copie as setas direto daqui. O [Cor10] é um verde mais escuro que o [Verde], que no Excel é um verde-limão difícil de ler em fundo branco. Repare que a seta para baixo já indica a queda, por isso o código não usa o sinal de menos.

Esconder zeros ou esconder o conteúdo

Quando a terceira parte do código fica vazia, os zeros não aparecem:

#.##0,00;-#.##0,00;;@

Isso deixa relatórios mais limpos, com espaço em branco no lugar de uma coluna cheia de 0,00. O @ no fim garante que textos digitados continuem aparecendo.

Já o código ;;; esconde qualquer conteúdo da célula. O valor continua lá, aparece na barra de fórmulas e entra nos cálculos. Use com cuidado, porque quem abrir a planilha pode não perceber que a célula tem dados.

Cores e condições no próprio formato

Dá para definir faixas de valor direto no código, colocando a condição entre colchetes:

[Vermelho][<0]#.##0;[Azul][>=1000]#.##0;#.##0

• Negativos aparecem em vermelho.
• Valores a partir de 1.000 aparecem em azul.
• O restante aparece na cor normal.

As cores aceitas pelo nome são [Preto], [Branco], [Vermelho], [Verde], [Azul], [Amarelo], [Magenta] e [Ciano]. Para outros tons, use [Cor1] a [Cor56].

O formato aceita no máximo duas condições e muda só a cor do texto. Para pintar o fundo da célula ou a linha inteira, use a formatação condicional com fórmula.

Texto fixo antes ou depois do valor

• "Pedido nº "0 → Pedido nº 4587
• "Saldo: R$ "#.##0,00 → Saldo: R$ 980,00
• @" (cliente)" → Ana (cliente), para células com texto

Textos e espaços vão entre aspas. Hífen, barra, parênteses, dois-pontos e o sinal de mais podem ser usados sem aspas.

Datas por extenso e formatos de data

No Excel em português, o ano é representado pela letra a:

Como a data continua sendo data, filtros por mês e cálculos com prazos funcionam normalmente.

Horas acima de 24 horas

Ao somar horas trabalhadas, o Excel volta a zero quando o total passa de 24 horas: 40 horas e 30 minutos aparecem como 16:30. Para mostrar o total acumulado, coloque a hora entre colchetes:

[h]:mm

Resultado: 40:30. Esse é o formato certo para banco de horas, horas extras e controle de ponto.

Formato personalizado ou função TEXTO?

A função TEXTO usa os mesmos códigos, por exemplo =TEXTO(A2;"00000"). A diferença está no resultado:

• Formato personalizado: muda só a aparência. O valor continua número e entra em contas, filtros e gráficos.
• Função TEXTO: gera um texto. Serve para juntar o número formatado com outras palavras, como em ="Total: "&TEXTO(B10;"R$ #.##0,00"), mas o resultado não soma.

Na dúvida, prefira o formato personalizado e use a TEXTO só quando precisar montar uma frase.

Erros comuns e como resolver

O Excel diz que não aceita o formato

Confira se os textos estão entre aspas e se você usou os separadores do Excel em português: vírgula para decimais e ponto para milhar. Um código como #,##0.00 é do Excel em inglês.

Apareceu ##### na célula

A coluna ficou estreita para o valor formatado. Dê um duplo clique na divisa entre as letras das colunas para ajustar a largura.

Os minutos viraram mês

No código, m logo depois de h é minuto. Sozinho ou perto de d e a, é mês. Escreva sempre h:mm ou [h]:mm.

O formato não teve efeito

O valor provavelmente está guardado como texto, comum em dados colados de sistemas. Converta para número primeiro, por exemplo com Dados > Texto para Colunas > Concluir, e aplique o formato de novo.

Perguntas frequentes

O formato personalizado muda o valor da célula?

Não. Ele muda só a forma como o valor aparece. A barra de fórmulas mostra o valor real, e é ele que entra nas contas.

Como apagar um formato personalizado que criei?

Abra Formatar Células > Personalizado, selecione o código no fim da lista e clique em Excluir. As células que usavam o formato voltam para o formato Geral.

Os códigos funcionam no Excel do Microsoft 365 e em versões antigas?

Sim. O formato personalizado existe há muitas versões e funciona da mesma forma no Excel 2010, 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365, no Windows e no Mac.

Ficou com dúvida ou precisa de um formato para um caso específico da sua planilha? Deixe nos comentários.

Fontes oficiais: Revisar diretrizes para personalizar um formato de número e Manter os zeros à esquerda e números grandes – Suporte da Microsoft.