Formatação condicional com fórmula no Excel: 6 exemplos práticos

A formatação condicional com fórmula é o recurso que faz uma planilha “avisar” sozinha: contas vencidas ficam vermelhas, pagamentos aparecem em verde e itens repetidos se destacam sem você mexer em nada. As regras prontas do Excel resolvem casos simples. Com uma fórmula, você pinta a linha inteira, combina várias condições e compara datas com o dia de hoje.

Neste guia você vai aprender o passo a passo para criar a regra, o detalhe do cifrão que faz tudo funcionar e 6 exemplos práticos montados numa planilha de contas a pagar.

O que é formatação condicional com fórmula

É uma regra em que você escreve uma fórmula que responde VERDADEIRO ou FALSO. Quando o resultado é VERDADEIRO para uma célula, o Excel aplica a formatação escolhida (cor de preenchimento, fonte, borda). Quando é FALSO, a célula fica como está.

Exemplo: a fórmula =$D2="Pago" pinta a linha sempre que a coluna D daquela linha tiver o texto “Pago”.

Dados usados nos exemplos

Todos os exemplos usam uma planilha fictícia de contas a pagar, com cabeçalho na linha 1 e dados de A2 até D9:

Nos exemplos com datas, considere que hoje é 20/10/2026. Na sua planilha, a função HOJE() usa a data do seu computador.

Passo a passo: como criar uma regra com fórmula

1. Selecione o intervalo que vai receber a cor. Para pintar a linha inteira, selecione de A2 até D9, começando pela célula A2.
2. Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional e depois em Nova Regra.
3. Escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
4. Digite a fórmula pensando na primeira linha da seleção (linha 2).
5. Clique em Formatar, escolha a cor na aba Preenchimento e confirme com OK duas vezes.

A fórmula é sempre escrita para a célula ativa, aquela onde a seleção começou. O Excel ajusta a fórmula sozinho para as outras células do intervalo, do mesmo jeito que acontece quando você arrasta uma fórmula.

O segredo do cifrão: $D2 e não D2

Esse é o ponto onde quase todo mundo erra. Para pintar a linha inteira com base em uma coluna, trave a coluna com $ e deixe a linha livre:

• $D2: a coluna D fica fixa, então as células de A, B, C e D olham para o status da mesma linha.
• D2 (sem cifrão): na coluna A a regra olharia para D, mas na coluna B olharia para E, e assim por diante. O resultado fica pintado “pela metade”.
• $D$2: todas as células olhariam para D2. A planilha inteira pintaria ou não, junto com a primeira linha.

Regra prática: cifrão antes da letra, nada antes do número.

Exemplo 1: destacar a linha das contas pagas

Selecione A2:D9 e crie a regra:

=$D2="Pago"

Escolha um preenchimento verde. Resultado: as linhas 2 (Alfa Peças) e 4 (Gama Elétrica) ficam verdes.

O texto precisa estar entre aspas e escrito igual ao da célula. A comparação não diferencia maiúsculas de minúsculas, mas um espaço a mais em “Pago ” faz a regra falhar. Para evitar isso, use uma lista suspensa de validação de dados na coluna de status.

Exemplo 2: contas vencidas em vermelho

Uma conta está vencida quando o vencimento é anterior a hoje e ela ainda não foi paga:

=E($B2<HOJE(); $D2<>"Pago")

Resultado: as linhas 3 (Beta Serviços, 15/10) e 8 (Beta Serviços, 12/10) ficam vermelhas. A linha 2 também venceu, mas já está paga, então não entra.

A função E só devolve VERDADEIRO quando todas as condições são verdadeiras. O sinal <> significa “diferente de”.

Exemplo 3: contas que vencem nos próximos 7 dias

=E($B2>=HOJE(); $B2<=HOJE()+7; $D2<>"Pago")

Escolha um preenchimento amarelo. Resultado: as linhas 5 (22/10) e 6 (25/10) ficam amarelas. A linha 7 vence em 30/10, fora da janela de 7 dias.

Com as três regras aplicadas, a planilha fica assim:

Como a data de hoje muda, as cores mudam sozinhas a cada dia. Amanhã, uma conta amarela pode virar vermelha sem nenhuma edição. Se as datas da coluna B estiverem como texto, as comparações não funcionam. Confira se o Excel alinha as datas à direita, sinal de que são datas de verdade.

Exemplo 4: valores acima da média

Para destacar só a célula do valor, selecione C2:C9 (começando em C2) e use:

=$C2>MÉDIA($C$2:$C$9)

Resultado: a média é R$ 2.046,25, então ficam destacados os valores de 3.400,00, 2.150,00 e 5.300,00.

Repare que o intervalo da média leva cifrão completo ($C$2:$C$9). Ele precisa ser o mesmo para todas as células. Só a célula comparada ($C2) muda de linha.

Exemplo 5: destacar fornecedores repetidos

Selecione A2:D9 e use CONT.SE para contar quantas vezes o fornecedor aparece:

=CONT.SE($A$2:$A$9; $A2)>1

Resultado: as linhas de Alfa Peças (2 e 6) e Beta Serviços (3 e 8) ficam destacadas, porque cada fornecedor aparece duas vezes.

O Excel também tem a regra pronta “Valores Duplicados”, mas ela só pinta a célula do nome. Com fórmula, você destaca a linha inteira e pode adaptar o critério. Por exemplo, =CONT.SES($A$2:$A$9; $A2; $C$2:$C$9; $C2)>1 só marca quando fornecedor e valor se repetem juntos.

Exemplo 6: linhas zebradas (alternadas)

Para facilitar a leitura de tabelas longas, pinte uma linha sim e outra não:

=MOD(LIN(); 2)=0

LIN() devolve o número da linha e MOD(...; 2) devolve o resto da divisão por 2. Linhas pares têm resto 0 e recebem a cor. Para pintar as ímpares, troque =0 por =1.

Diferente de pintar manualmente, a zebra continua certa quando você insere, exclui ou classifica linhas.

Como gerenciar várias regras

Quando um intervalo tem mais de uma regra, vá em Página Inicial › Formatação Condicional › Gerenciar Regras. Nessa janela você pode:

• Mudar a ordem: as regras de cima têm prioridade quando duas aplicam a mesma propriedade (por exemplo, a cor de preenchimento).
• Editar a fórmula e o intervalo: no campo “Aplica-se a”, confira se o intervalo cobre todas as linhas da tabela.
• Excluir regras antigas que ficaram duplicadas ao copiar e colar células.

Dica: formate a base como Tabela (Ctrl+Alt+T). As novas linhas herdam as regras automaticamente.

Erros comuns e como resolver

A regra pinta só uma coluna ou fica “torta”

Falta o cifrão antes da letra. Troque D2 por $D2.

Nada é pintado

Teste a fórmula numa célula vazia ao lado da tabela, por exemplo =$D2="Pago" em F2. Se retornar FALSO quando deveria ser VERDADEIRO, o problema está nos dados: espaços extras, texto diferente ou datas armazenadas como texto.

Tudo é pintado ou a cor aparece uma linha abaixo

A fórmula foi escrita para uma linha diferente da primeira linha selecionada. Se a seleção começa em A2, a fórmula precisa usar a linha 2.

O Excel recusa a fórmula

No Excel em português, os argumentos são separados por ponto e vírgula e as funções têm nome em português (E, HOJE, CONT.SE, LIN). Textos ficam entre aspas.

Perguntas frequentes

A formatação condicional com fórmula funciona em qualquer versão do Excel?

Sim. O tipo de regra “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas” está disponível nas versões de desktop atuais e no Microsoft 365. Todos os exemplos deste artigo usam funções clássicas, que existem em versões antigas também.

Dá para usar o resultado de outra fórmula na regra?

Sim. A regra pode usar qualquer fórmula que devolva VERDADEIRO ou FALSO, inclusive combinações com SE, PROCX ou SEERRO. Mantenha a fórmula simples: muitas regras complexas em intervalos grandes deixam a planilha mais lenta.

Ficou com alguma dúvida ou quer uma regra para um caso específico da sua planilha? Deixe nos comentários.

Fontes oficiais: Utilizar formatação condicional para realçar informações e Aplicar cor a linhas alternadas – Suporte da Microsoft.