Sistema Controle de Orçamentos e Cotação desenvolvido em Excel com automação em VBA para gerar orçamento de serviços ou produtos de maneira totalmente automatizada e inteligente permitindo assim uma mais agilidade na hora de realizar suas cotações.
Com o sistema será possível gerar um orçamento, salvar esse orçamento para consulta posterior, fazer a impressão do layout modelo, gerar um PDF automaticamente na pasta de destino que recebe o nome de relatórios com o nome do cliente da cotação atual, cadastro de produtos na tabela produtos, consulta dos produtos ou serviços salvos, gerar um relatório de produtos tanto geral quanto os pesquisados dentro do formulário, cadastro de clientes, cadastro de categorias, geração de vários relatórios para conferencia dos lançamento.
O sistema foi todo pensado no usuário final que pode ou não ter conhecimento em Excel mesmo assim vai usar a ferramenta com muita facilidade. Desenvolvemos um guia do passo a passo de manuseio de cada comando dentro da planilha para facilitar a usabilidade e assim obtermos satisfação de experiencia final do usuário.
Os orçamentos são salvos de acordo com cada cliente que é realizado dentro da área de lançamentos, ou seja, temos um número de cotação que é gerado a cada lançamento que é realizado.
Sistema controle de orçamentos e cotação – Descritivos das rotinas
Os cálculos de impostos e formação de venda dos serviços ou produtos são todos automatizados sendo necessário apenas informar os valores dos impostos pertinentes a sua região para que seja formado o preço de venda do produto ou serviço final.
Ao desenvolver essa ferramenta atendi várias solicitações feita pelo os usuários da outra versão dela que para ser sincero foi insuficiente em alguns recursos por isso a urgência em atualizá-la na verdade recriá-la praticamente.
Esqueci de falar mais já comercializávamos uma versão anterior dessa ferramenta, essa nova esta eu diria a nível muito mais elevado quando a outra você vai gostar de usa-la no seu negócio não estou aqui pra te convencer não pelo o contrario quero que ela caso adquira atenda seu negócio.
Com relação a isso eu não tenho dúvida pois já está sendo usado por alguns clientes e estão aprovando a ferramenta. Devo lembrá-los que ao adquirir a ferramenta se no decorrer do ano sair uma atualização você não paga mais nada para atualizar a sua, também vai contar com suporte pôs venda e pra eventuais erros.
Não e permitido fazer alterações na planilha devido ela ser automatizada com suas referências, fazendo essas mudanças na estrutura do projeto pode acarretar erros que afeta diretamente as funcionalidades da planilha.
Agora você pode ter conhecimento em Excel e VBA e querer fazer essas alterações elas podem ser feitas por você mais qualquer problema de funcionamento ocasionado por alterações na estrutura feito por você, para que possamos corrigir essa erro cobramos o mesmo valor do produto comercializado, devo lembra-los que o projeto vai com os códigos bloqueados. Caos queira ter acesso aos códigos VBA terá que pagar o dobro do preço do produto.
Sistema controle de orçamentos e cotação – Tela de login
- Quando iniciamos a planilha ela aparece apenas um formulário, o Excel mesmo não aparece.
- Nesse formulário deve ser realizado o login conforme cadastrado, ou seja, se é um login administrador ou um usuário comum apenas para nível operacional adotamos isso como forma de controle e medidas de segurança.
- Esse segundo formulário abaixo e para cadastrar os usuários para terem acesso a planilha. Ele será bloqueado pois a nível de administrado e apenas um usuário.
- Para realiza o cadastro de qualquer usuário e necessário a senha do administrado que é a senha mestre, ou seja, ela será requisitada sempre que for realizar um novo cadastro. Caso esqueça essa senha entra em contato conosco para que possamos gerar uma nova senha ou reocupe-la.
Sistema controle de orçamentos e cotação – Menu Lançamentos – Opções:
– Gerar Orçamento:
- Nessa opção quando clicado abre planilha lançamentos nessa aba basicamente e quase tudo automatizado você só vai digitar em alguns campos que já vou destacar aqui embaixo.
- Campo que podem digitar as informações são manualmente:
- Desconto.
- Validade.
- Entrada.
- Frete e Quantidade
- O campo de descrição dos produtos e só escolher através de uma lista suspensa para isso o item tem que esta cadastrado no banco de produtos, somente após esse cadastro e que ele vai aparecer na lista de lançamento.
- Para inserir o cliente clica no menu Consultar Cliente e vai aparecer um formulário com uma caixa de listagem com todos os clientes previamente cadastrado no banco clientes. Mais uma vez e muito importante se atentar ao cadastro do cliente primeiro. Quando for exibido o formulário não altere nada apenas seleciona o cliente, ou seja, estamos na área de lançamento de uma nova cotação.
- Logo abaixo mostro um exemplo do formulário que vai aparecer quando clicar no menu Consultar Cliente.
– Consultar Cliente:
- Nessa opção e para selecionar o cliente o restante e preenchido automaticamente com as informações do banco de dados do cliente. Veja como o formulário e aberto.
- Importante:
- Para a área de lançamento não altere a opção que já vem marcada no formulário, você só vai alterar caso queira consultar um orçamento já realizado e salvo no banco de orçamentos salvos. Esse e o formulário que vai abrir deixa marcado a opção de Lançamentos.
– Limpar Dados
- Essa opção e muito importante ficar atento quanto a execução da sua ação pois aqui quando executada limpa todos os dados da planilha lançamentos. A macro e automatizada mais recomendo que quando for executar essa ação esteja na aba de Lançamentos para evitar erros desnecessário.
- A rotina está configurada com medidas de segurança, o que isso significa, a ação só vai ser executada no segundo clique após confirmar a mensagem de entrada. Com isso evitamos que possa ser deletado os dados acidentalmente. Bom o menu Limpar Dados e muito simples e só precisa clicar nele pra executar a ação previamente programada.
Sistema Controle de Orçamentos – Cadastrar Produto:
Sistema controle de orçamentos – Consulta de itens cadastrado
No menu cadastrar produto quando clicado vai abrir um formulário para que possa realizar o cadastro de produtos ou serviços. Vale ressaltar que você pode estar em qualquer lugar da planilha e acionar a opção cadastro de produtos ele vai abrir e você pode cadastrar normalmente seu produto.
- Esse e o formulário que vai abrir basta preencher as informações e clicar no botão Adicionar pronto o item já vai ser cadastrada. E importante ressaltar que você pode digitar de qualquer maneira sem especificar se e maiúscula ou minúscula a automação vai colocar tudo em maiúscula após sair da caixa de texto.
– Consultar Produto:
- Na consulta de produtos ou serviços temos vários recursos e funcionalidades como:
- Pesquisar pelo o nome do produto ou serviços;
- Gerar um relatório PDF com todos os produtos ou serviços que estivar cadastrados ou filtrado pela a pesquisa;
- Também gerar um relatório somente em Excel para impressão ou consulta posteriores;
- Contagem de itens cadastrados quando o formulário e aberto;
E importante ressaltar ao gerar um PDF salvar na pasta que será indicada aqui, aliás todos os sistemas vão ser disponibilizados com as devidas pastas pré-definida para salvar os respectivos documentos e relatórios. Na parte de produtos e somente isso mesmo. A questão dos cálculos do preço de venda final não se preocupe eles são realizados de maneira automática.
Sistema de Orçamento em Excel – Cadastrar Cliente:
- Quando clicado nessa opção vai abrir um formulário com os campos para serem preenchido conforme suas respectivas informações. E muito importante você fica atento os detalhes que vou explanar aqui abaixo para evitar erros.
- quando iniciar o formulário clicar no botão Novo para que ele possa se conectar com o banco de dados e gerar um ID do cliente que nesse caso vai ser o próximo cliente. Como os clientes são salvos no Banco de Dados do Access ele tem ID único nunca se repetem assim cada cliente vai ter se número de registro.
- Importante:
- O campo CEP tem que digitar os números sem traço e ponto, ele realiza uma busca automática na internet e retorna as informações do cliente como logradouro, número, complemento, bairro, município e uf caso tenha essas informações e o CEP esteja correto, ressalto para que o sistema possa buscar os dados pelo o CEP ao digitar tem que pressionar a tecla Enter do seu teclado do contrário a busca não será feita, se atentar a isso.
- Outra questão e para fechar o formulário não usar o X do formulário pois está bloqueado para essa ação use o botão Cancelar.
Salvar dados e gerar PDF automaticamente
Menu Informações Geral Budget – Opções:
– Salvar Orçamento:
- Na opção de salvar o orçamento ela funciona da seguinte maneira: Pega o orçamento ou cotação que é o mais correto a se pronunciar e salva no Banco Orçamento que e onde vai ser armazenado todas as propostas que você realizar e mandar salvar.
- Essa cotação sendo salva você pode posteriormente consultar ela, reimprimir e gerar um PDF dela mais na frente vou falar mais a respeito dessas funcionalidades.
- quando for executar a ação vai mostrar uma mensagem como está aparecendo abaixo caso confirme os orçamentos serão salvos e não nada vai acontecer, muito prático e rápido.
- Importante: Caso já exista o código dentro do banco de dados que nesse caso e na planilha mesmo será barrado pois ele não salva códigos repetitivos, e uma medida de segurança adotada para evitar conflito na hora de rodar uma macro, pra ser mais especifico a macro de buscar os orçamento no banco de dados.
- Bom após realizar o salvamento da cotação realizada já estará liberado para realizar uma nova, assim caso seu cliente não fecha naquele exato momento pode vir posteriormente que você vai ter todas as informações dele salvas em uma tabela podendo resgatá-las e apresentar novamente para ele.
Sistema de orçamento – Imprimir Orçamento:
- Nessa função quando clicada gera impressão do orçamento de maneira automática, primeiro como na maioria das rotinas elas tem uma medida de segurança que é uma pergunta de formulário padrão mudando apenas o texto do conteúdo.
- Quando a impressão for gerada o Número de cotação será mudado automaticamente isso ocorre através de uma rotina que chama o próximo número para que seja realizado uma nova cotação, assim evitamos erro ao cadastrar haja vista que ele bloqueia a duplicidade de registro no banco de dados.
- Falo banco de dados porque armazena informações, mais nesse caso o nosso sistema tem um Banco de Dados mesmo que gerenciado pelo Access onde guardamos os dados dos clientes por enquanto e somente dos clientes mais em uma nova atualização futura pode ser adotado para abranger mais dados.
– Gerar PDF:
- Esse menu ele e bem mais completo em termo de funcionalidades, ou seja, ele possui mais uma função dependente.
- Quando clicado ele vai abrir um formulário onde teremos que fazer as escolhas para a geração dos relatórios em PDF que nesse caso temos duas opções veja abaixo o formulário e suas respectivas funcionalidades.
- Gerar PDF Modelo Impressão: Essa opção vai chamar o modelo de impressão que vou apresentar mais abaixo. Nesse caso ele vai gerar o PDF dos dados atuais que você esta ou já efetuou os lançamentos atuais, ele vai ser direto basta salvar na pasta indicada para o respectivo documento.
- Gerar PDF Orçamento Salvo: Agora fica muito atendo com relação a essa opção pois ela e um pouco diferente. Clicando no segundo botão ele vai chamar esse outro formulário pois nessa situação vamos gerar um PDF de uma cotação já realizada e salva no banco de dados. Quando abrir esse formulário você precisa antes de tudo marcar a opção Orçamento Salvo e após fazer isso o próximo passo e selecionar o cliente e a partir dai e somente fazer as devidas confirmações e escolher onde armazenar o documento.
Seguindo esses passos a passos não tem erro, os sistemas justamente com suas macros são todos testados repetidas vezes em simulações reais justamente com o intuído de identificar erros.
Sistema controle de orçamentos – Modelo de impressão
– Consultar Orçamento:
- Essa opção seleciona o layout Modelo de Impressão para que você possa fazer uma previa visualização de como está ficando as informações lançadas na aba Lançamentos.
- o sistema controle de orçamento já vem completo e pronto para ser usado, basta fazer os lançamentos.
- É importante ressaltar que nesse Modelo de Impressão não e pode fazer nenhuma modificação manual pois é tudo automatizada a sua alimentação se deve pela a aba Lançamentos.
- Esse e o modelo, claro ele está reduzido mais da pra ter uma ideia da impressão como deve ficar.
- Aqui encerro a parte de menus suspenso que serão os mais utilizados devido sua participação e ação dentro do sistema.
- E importante frisar nessa etapa final que devido a incompatibilidade do Excel com versões anteriores pode ser que alguma macro der problema pois o sistema e testado na versão Office 2010 e na mais atual que e a que ele e desenvolvido, mais nada que não seja solucionável.
Sistema controle de orçamentos – Relatórios de movimentação dos sistema
– Suporte Técnico:
- Aqui e bem simples quando clicado exibe o formulário de contato com as principais informações pertinentes ao suporte técnico.
- E importante deixar claro que caso ocorra algum erro na hora de funcionar o sistema no seu computador a única maneira de resolver e se conectando na sua máquina pois o problema vai de encontro com o seu Excel porque na minha máquina ele já foi testado e corrigido qualquer falha.
- Então fica atento quando as instruções para se conectar a sua máquina que no caso vai ter que baixar e instalar um software chamado Teamviewer ou similar. A conexão e totalmente segura e ante fraudes porquê e você que determina no que eu posso mexer no seu computador.
– Página Principal:
- Clicando aqui como o nome e bem sugestivo você volta para o início da planilha que e esse que aparece na imagem abaixo.
- Nessa tela de início você deve colocar os dados da sua empresa, clicar no botão Alterar Logo para mudar a logo padrão. Os únicos campos que não devem serem mexidos e de Usuário Logado e o da Data que aparece por extenso esses são automáticos.
Sistema de Orçamentos – Planilha Relatório de Movimentação:
- Antes de passar para o próximo menu vou mostrar esse layout de relatório de movimentação, que vai ser gerado na consulta de produtos.
- Vou optar por mostrar aqui pois tem algumas particularidades que quero falar sobre ele um pouco para que você não se preocupe com relação a formatação entre ouras coisas.
- Nesse relatório os seguintes campos são automáticos de acordo com a data atual: Mês Referencia, Data Emissão, Horário os demais podem ser manipulados. As bordas são de maneira automática também caso tenha informações elas serão colocadas do contrário ficam todas em branco apenas o cabeçalho e fico padrão.
Sistema Controle de Orçamentos – Planilha Relatório de Cliente:
- Apresento a tabela de clientes como ela está estruturada e organizada com as informações.
- Vamos da uma pincelada na tabela de cliente apesar dessa que vou mostrar e apenas um espelho do que vem do banco de dados do Access.
- Importante frisar que toda vez que abrir a planilha aguardar uns 5 segundos para começar a usar pois ela executa consulta externa no Banco de Dados Access e atualiza a tabela de cliente.
Planilha Relatório de Orçamentos Salvos:
- Aqui apresento uma previa do escopo do orçamento salvo na base de dados. Veja como está estruturado suas respectivas posições pois isso e considerado de suma importância.
- São todos os orçamentos salvos, perceba que ele não salva os dados dos clientes como endereço etc. Isso e devido quando for realizar uma consulta ele vai no banco dados dos clientes e traz as informações conforme os nomes de cada cliente.
Planilha Relatório de Produtos Salvos:
- Nessa tela fica os produtos salvos, nesse caso e muito importante ficar atento o que vou repassar aqui. As colunas de vermelho, verde e azul não podem ser manipuladas pois seu cálculo e de forma automática.
- As colunas que contém os impostos são editáveis e devem ser alteradas para os impostos reais da sua cidade, como a outra de parâmetros de cálculos. Onde está escrito Impostos Total não pode ser digitado pois contém fórmulas assim e para os campos Soma dos Encargos e Mark up Divisor de forma alguma podem ser alterados do contrário perde a automação dos cálculos.
- Caso você queira uma margem de lucro maior basta alterar o percentual, mais normalmente o pessoa pratica entre 15% e 25% no mercado, porem ninguém melhor como você mesmo pra saber qual a melhor margem de lucro para manter você no mercado com a ampla concorrência. Desconsiderar essas fórmulas do lado pois era para base de teste mesmo.
Planilha Relatório de Categorias de Itens:
- Essa tabela possui somente uma coluna e deve se cadastrado as categorias do item nela. Esse cadastro e feito manualmente pois não vi a necessidade de criar um formulário para fazer isso não, devido ter apenas uma coluna.
Sistema controle de orçamento – Gerando Backup do Sistema:
- Essa função e umas das mais brilhante do programa não por sua complexidade de ser desenvolvida não mais pela a sua utilidade. Quando clicar na opção de gerar backup do sistema uma mensagem vai aparecer na tela pedindo uma confirmação e pronto e só clicar em Sim e o Backup será gerado de maneira automática sem nenhuma intervenção do usuário.
- Veja agora como o processo e rápido e muito simples de ser realizado com apenas dois cliques você já tem um backup dos seus sistemas.
- Essa sem dúvida e uma função muito bacana e que passa uma segurança maior para o sistema e um profissionalismo maior para ferramenta que as vezes sofre preconceito de algumas pessoas. Devo lembrá-los que o Excel e vai continuar por muito tempo ainda sendo o software mais usado do mercado.
- Veja os Backup são salvos dentro de uma pasta que tem o mesmo nome e segue uma certa cronologia que vem com datas completas e horários completos uma maravilha. Rsrs…
Sair do Sistema Controle de Orçamentos:
- Por último dos menus que apresentamos o botão sair também a magnifico ele tem a função pautada em pergunta e resposta também como os demais.
- Quando executo a ação Sair do Sistema ele antes de fechar o arquivo ele salvos os dados e claro gera um Backup automaticamente e logo em seguida ele fecha o sistema de forma geral, simplesmente magnifico sem muita intervenção do usuário final.
- Após confirmar essa ação ele faz o resto sozinho de maneira independente, isso e a automação através de macros previamente programadas.
Tela de auto ajuda do sistema de orçamentos
Nessa tela você conta uma ajuda caso tenha duvida com relação ao manuseio do sistema, são instruções que te ensina o passo a passo de como usar a ferramenta.
O grande diferencia dessa ferramenta e o seu Menu bem interativo e fácil de usar bem organizados e informativo. Para adquirir esse sistema de orçamentos pode ser por varias forma, uma delas e comprando direto que nesse caso pode ser com alguns parceiros ou diretamente aqui comigo. As outras forma e por pagamento bancário que em todos os caso quando confirmado o pagamento o sistema e enviado por e-mail.
O envio dos sistema será somente apos confirmação de pagamento em todos os caso, darei suporte necessário caso tenha algum problema com a inicialização ou não tenha entendido como usar a ferramenta. Sambem um tutoria de uso da ferramenta vai ser lançado exclusivamente para os usuários como um auto ajuda.
- Funções Gerais do Menu do Sistema Controle de Orçamentos e Cotação
- Gerar Orçamento
- Consultar Clientes
- Limpar Dados
- Cadastrar Produtos
- Consultar Produtos
- Cadastrar Clientes
- Atualizar Clientes
- Cadastrar Categorias
- Salvar Orçamento
- Imprimir Orçamento
- Gerar PDF
- Consultar Orçamento
- Suporte Técnico
- Pagina Inicial
- Gerar Backup
- Informações e Ajuda
- Sair do Sistema
Sistema de Orçamento de Produtos e Serviços.
Idealizado por: Excel Smart – Planilhas e Soluções Empresariais
Desenvolvedor: William Oliveira
Formação: Engenheiro Mecânico
Função: Analista de Planejamento e Controle de Manutenção.
Contato: (62) 9 8286-0597
Caso queira pagar com o PagSeguro e só clicar no botão abaixo.
Qaulquer duvida estou a disposição por e-mail ou WhatsApp basta entrar em contato comigo, caso eu não responda de imediatos os e-mails e devido eu esta em obras pois hoje atualmente trabalho empregado em uma empresa.
Resolvi disponibilizar essa ferramenta para comercialização por entender que ela pode dar mais agilidade no seu negocio, haja vista que as pessoas que usa a ferramenta estão falando bem dela sendo assim espero que ao adquirir ela pode auxiliar e contribuir para uma resposta rapida com relação o negocio da empresa.
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